Einheitlicher Posteingang für Instagram, Facebook, Threads

Ein einheitlicher Social-Media-Posteingang führt die Kommentare und Direktnachrichten Ihrer Social-Media-Konten in einer Liste zusammen, damit Ihr Team von einem Ort aus antwortet, statt jede App einzeln zu öffnen. In VivaDialog sammelt der Posteingang DMs und Kommentare von Facebook-Seiten, professionellen Instagram-Konten und Threads, und er nimmt außerdem Telegram-Bots, E-Mail, ein Chat-Widget für Ihre eigene Website und YouTube-Kommentare zum Lesen auf. Automatische Antworten Ihrer Automatisierungen erscheinen in derselben Liste, Sie sehen also, was gesendet wurde, und können jederzeit von Hand antworten. Dieser Artikel erklärt, wie das funktioniert: was von jedem Kanal ankommt, wie Sie sortieren und antworten, wie ein Team ihn teilt, welche Limits jeder Kanal mitbringt und was der Posteingang nicht leistet. Die Fakten stammen aus den eigenen Help-Seiten von VivaDialog, den Tarifdaten und der Produktfakten-Datei, die die Website in llms.txt veröffentlicht.

Was im Posteingang landet

Jeder Kanal bringt seine eigene Art von Unterhaltung mit, und jeder hat eigene Regeln. Die Tabelle listet auf, was ankommt und was Sie damit tun können.

Zwei Dinge gibt es nicht. WhatsApp und SMS werden nicht unterstützt. TikTok ist im Early Access und dient nur dazu, Videobeiträge über die Seite „Planen“ zu planen, es hat also keinen Posteingang, keine DMs und keine Kommentare. Outlook wird für E-Mail noch nicht unterstützt.

Der Schritt zum Verbinden ist bei den Meta-Kanälen derselbe: Inhaber und Admins öffnen Einstellungen, gehen zu Kanäle und verbinden jeden über den eigenen Login der Plattform. Facebook-Seite verbinden, Instagram-Konto verbinden und Was auf Threads funktioniert nennen die Schritte. VivaDialog verbindet sich nur über den offiziellen Login und die APIs von Meta. Threads nutzt einen eigenen Login, getrennt von Facebook und Instagram.

Wie die Liste geordnet ist

DMs und Kommentare, einschließlich Threads-Antworten, teilen sich eine Liste, das Neueste zuerst, und jeder Eintrag ist als DM oder Kommentar markiert. Sie grenzen die Liste auf mehrere Arten ein:

• Ein Filter für Alle, Ungelesen, Wartet auf Antwort oder Erledigt. Wartet auf Antwort zeigt DMs, bei denen der Kunde zuletzt geschrieben hat, und Kommentare, die noch keine öffentliche Antwort haben, nicht ausgeblendet und nicht erledigt oder ignoriert sind.
• Plattform-Tabs, um eine Plattform anzusehen, und eine Auswahl Konten, wenn Sie mehrere haben.
• Unter Welche Einträge anzeigen: Alle, Von mir betreut, Noch niemand zuständig oder Meine Favoriten.
• Unter Tag ein Tag, und unter Art DMs, Kommentare oder beides.
• DMs und Kommentare durchsuchen, was DMs über den Namen der Person und Kommentare über Name oder Text findet.

Ein Verhalten übersieht man leicht. Bei Kommentaren enthält Alle weiterhin Kommentare, die Sie schon erledigt oder ignoriert haben, während es bei DMs erledigte Unterhaltungen ausblendet, und Ungelesen bei Kommentaren heißt jeder Kommentar, der noch Offen ist. Wenn ein Kommentar verschwunden scheint, prüfen Sie, ob der Filter Wartet auf Antwort ist. Den Posteingang nutzen beschreibt jedes Bedienelement, und Facebook-Kommentare sortieren macht aus den Filtern eine tägliche Routine.

Eine DM oder einen Kommentar beantworten

Öffnen Sie eine Unterhaltung, schreiben Sie die Antwort und drücken Sie Enter zum Senden (Umschalt+Enter beginnt eine neue Zeile). Klicken Sie auf Als erledigt markieren, wenn sie abgeschlossen ist. Bei einem Kommentar haben Sie mehr Möglichkeiten:

• Antworten postet eine öffentliche Antwort unter dem Kommentar.
• Per DM antworten sendet der Person, die kommentiert hat, eine private DM. Meta erlaubt eine pro Kommentar, innerhalb von 7 Tagen nach dem Kommentar. Auf Threads ist es nicht verfügbar, und bei Kommentaren unter Live-Videos ist eine DM die einzige Antwort, die Meta erlaubt.
• Erledigen oder Ignorieren nimmt einen Kommentar ohne Antwort aus der Liste der offenen.

Mit KI schreiben entwirft eine Antwort aus der Unterhaltung. Sie lesen sie, ergänzen alles in Klammern, was die KI nicht wusste, und senden sie selbst. Nichts geht raus, bevor Sie das tun, und jeder Entwurf verbraucht eine KI-Antwort aus dem Monatskontingent oder aus Ihrem eigenen KI-Schlüssel, wenn Sie einen hinterlegt haben.

Antworten, die Sie im Posteingang schreiben, zählen nie auf das Unterhaltungskontingent Ihres Tarifs und gehen immer raus, auch wenn das Kontingent aufgebraucht ist. Das zählt bei einem einheitlichen Posteingang: Das Kontingent begrenzt nur, was die Automatisierungen tun, nicht, was Ihr Team sagen kann.

Die Limits, die jeder Kanal mitbringt

Kanäle in eine Liste zu legen, löscht ihre Regeln nicht. Der Posteingang zeigt sie nebeneinander, deshalb hilft es, sie zu kennen.

Die 24-Stunden-Regel entscheidet am häufigsten, ob ein Kunde eine Antwort bekommt. Das 24-Stunden-Fenster erklärt behandelt, wie es sich öffnet und warum Kommentare anders sind, und Auf Instagram-DMs nach 24 Stunden antworten behandelt die zwei Ausnahmen, die Meta dokumentiert, und was VivaDialog tut, wenn das Fenster geschlossen ist. Ein einheitlicher Posteingang hilft hier am meisten, denn eine DM, die in einem Kanal liegt, den niemand geöffnet hat, ist die, die verfällt.

Als Team arbeiten

Ihr Team arbeitet im selben Workspace: demselben Posteingang, denselben Kontakten und Automatisierungen. Inhaber und Admins laden Leute unter Einstellungen, dann Nutzer und Sicherheit ein. Es gibt drei Rollen:

• Inhaber: die Person, die den Workspace erstellt hat. Der Inhaber kann nicht entfernt werden.
• Admin: verwaltet den Workspace mit dem Inhaber, einschließlich Automatisierungen, Kanälen und Einstellungen, dann Entwickler.
• Teammitglied: arbeitet im Posteingang, sieht Automatisierungen in der Liste und kann Abläufe öffnen, aber nicht ändern oder testen.

Innerhalb einer Unterhaltung verhindern einige Bedienelemente, dass sich die Arbeit überschneidet:

• Zuständig zeigt, wer sich darum kümmert. Wählen Sie ein Teammitglied oder sich selbst.
• Tags kennzeichnen eine Unterhaltung, zum Beispiel lead oder wholesale. Automatisierungen können ebenfalls Tags hinzufügen.
• Team-Notizen halten Kontext fest, etwa „hat nach dem Großhandelspreis gefragt, Montag zurückrufen“. Nur Ihr Team sieht sie; der Kunde nie.
• Zu Favoriten markiert einen Eintrag nur für Sie mit einem Stern. Teamkollegen sehen Ihre Favoriten nicht.
• Phase bewegt die Person auf der Seite „Kontakte“ weiter: Neu, Interessiert, Kunde oder Kein Interesse.

Die Tarife unterscheiden sich darin, wie viele Personen den Posteingang bearbeiten können. Der Inhaber wird nicht mitgezählt: „Sie + 10“ heißt Sie plus 10 Personen, die Sie einladen.

Jede offene Einladung belegt einen Nutzerplatz, bis sie angenommen oder zurückgezogen wird. Ein zusätzlicher Nutzer ist mit $5 im Monat gelistet, oder $48 im Jahr bei einem Jahrestarif, Add-ons sind aber noch nicht im Verkauf. Wird jemand entfernt, enden die Dinge, die er mit seinem eigenen Zugang eingerichtet hat: API-Schlüssel, die er erstellt hat, werden widerrufen, von ihm erstellte Webhooks werden pausiert, sein eigener KI-Schlüssel wird entfernt, und ihm zugewiesene Unterhaltungen sind nicht mehr zugewiesen. Team einladen und Mitglieder entfernen listet alles auf.

Kontakte: wer hinter den Nachrichten steht

Der Posteingang zeigt Unterhaltungen. Die Seite Kontakte zeigt Menschen: alle, die einen Ihrer verbundenen Kanäle kommentiert oder ihm eine DM geschickt haben, jeweils mit einer Phase. Eine Phase ändern Sie von Hand auf der Seite „Kontakte“ oder im Posteingang. Eine Automatisierung kann eine Person zu Interessiert oder Kunde weiterbewegen, nie zurück.

Über der Liste können Sie nach Plattform und Konto filtern, danach, wie die Person Sie erreicht hat (DM oder Nur Kommentare), nach Posteingangs-Tag und danach, wann sie zuletzt gesehen wurde. Als Segment speichern hält eine Reihe von Filtern unter einem Namen fest, zum Beispiel „Interessiert auf Instagram“. Ein Segment speichert die Filter, keine Liste von Personen, es zeigt also immer, wer gerade passt, und das ganze Team nutzt dieselben Segmente. CSV herunterladen speichert die Kontakte, die zu den aktuellen Filtern passen, bis zu den 10.000 neuesten.

Eine Einschränkung gilt für einheitliche Kontakte. Dieselbe Person kann zweimal erscheinen: Meta vergibt an jemanden, der kommentiert, und jemanden, der eine DM sendet, unterschiedliche IDs, und VivaDialog rät nicht, dass es dieselbe Person ist. Kontakte, Segmente und CSV-Download enthält die Einzelheiten.

Automatisierungen arbeiten im Posteingang

Im Posteingang zeigen Automatisierungen auch ihre Arbeit. Eine Automatisierung kann mit festem Text oder mit KI antworten, eine private DM an jemanden senden, der kommentiert hat, eine Erinnerungs-DM senden, einen Kommentar ausblenden, taggen, einem Teammitglied zuweisen, den Kontakt in eine spätere Phase verschieben und bei DMs die Nachricht als gelesen markieren. Sie lässt sich auf ausgewählte Beiträge beschränken, überspringt Nachrichten mit bestimmten Wörtern oder Kontakte, die schon Kunden sind, und wartet 1 bis 60 Minuten, bevor sie läuft, abgebrochen, wenn das Team zuerst antwortet.

In der Liste sehen Sie das Ergebnis als Labels. Von einer Automatisierung gesendet und Von KI geschrieben markieren Antworten, die automatisch rausgingen. Ausgeblendet bedeutet, dass eine Automatisierung den Kommentar auf der Plattform ausgeblendet hat. Ein Label wie Preis, Will kaufen, Beschwerde oder Spam ist das, was die KI als Anliegen des Kunden verstanden hat. Erinnerung mit einer Uhrzeit bedeutet, dass eine weitere DM eingeplant ist, und Abbrechen stoppt sie.

Diese Sicherheitslimits gelten auf jedem Kanal: eine automatische öffentliche Antwort pro Kommentar oder Nachricht, nichts, das älter als 24 Stunden ist, wird automatisch beantwortet, und die eigenen Nachrichten des Kontos lösen nie eine Automatisierung aus. So funktionieren Automatisierungen behandelt Auslöser und Aktionen, und Instagram-Kommentare automatisieren: der vollständige Leitfaden geht bei der Kommentarseite in die Tiefe. Speziell zu Threads siehe So beantworten Sie Kommentare auf Threads automatisch und Threads-Stichwort-Autoantwort.

Den Überblick behalten

VivaDialog hat keine App im App Store. Das Dashboard lässt sich zum Startbildschirm eines Telefons oder Computers hinzufügen und öffnet direkt den Posteingang. Es kann Browser-Push-Benachrichtigungen für neue DMs senden oder nur für Unterhaltungen und Kommentare, die Ihnen zugewiesen sind. Eine Benachrichtigung nennt den Absender und den Workspace und zeigt nie den Nachrichtentext. Auf iPhone und iPad fügen Sie das Dashboard zuerst zum Home-Bildschirm hinzu und schalten Benachrichtigungen dann von dort ein.

Die Seite Statistiken berichtet über den Posteingang: empfangene DMs und Kommentare, wie viele neue Unterhaltungen begonnen haben, die mittlere Wartezeit bis zur ersten Antwort auf eine DM und den Anteil, der innerhalb von 1 Stunde beantwortet wurde, DMs, die noch auf eine Antwort warten, und wer geantwortet hat, aufgeteilt in Team, Automatisierungen und KI. Sie können 7, 30 oder 90 Tage ansehen und jeweils eine Plattform. Antworten, die aus der Facebook- oder Instagram-App gesendet wurden, zählen als Team. Statistiken und CSV-Download listet jede Zahl auf.

Was der Posteingang nicht leistet

Eine ehrliche Liste der Lücken:

• Kein WhatsApp oder SMS und keine TikTok-Nachrichten, -Kommentare oder -Videos.
• Keine Threads-DMs, weil Threads dafür keine API anbietet.
• Keine YouTube-Antworten. VivaDialog liest Kommentare, und Sie antworten auf YouTube.
• Noch keine Outlook-Postfächer, keine E-Mail-Anhänge aus VivaDialog und keine Signatur.
• Keine Telegram-Gruppenchats oder -Kanäle.
• Keine Ausblenden-Schaltfläche im Posteingang. Das Ausblenden geschieht über eine Automatisierung bei neuen Kommentaren.
• Ein pausierter Tarif ist schreibgeschützt. Wenn eine Testphase oder ein Tarif endet, können Sie weiter alles lesen, aber Antworten, Tags, Notizen und andere Änderungen werden nicht gespeichert. Ihre Daten bleiben erhalten, und wir schreiben dem Workspace-Inhaber, bevor sie gelöscht werden.

Wenn WhatsApp Ihr Hauptkanal ist, wählen Sie ein Tool, das es unterstützt. Die besten Tools für Instagram-DM-Automatisierung im Vergleich nach Preis und Eignung listet acht Tools auf und wann jedes die richtige Wahl ist.

Ein Plan für die erste Woche

1. Verbinden Sie die Kanäle, auf denen Kunden am meisten schreiben. Beginnen Sie mit Instagram und Ihrer Facebook-Seite, dann Threads, wenn Sie dort posten.
2. Laden Sie die Personen ein, die antworten, und entscheiden Sie, wer welche Art von Unterhaltung bearbeitet.
3. Schalten Sie ein oder zwei Automatisierungen für Fragen ein, die Leute wirklich stellen, etwa nach Preis oder Öffnungszeiten. Führen Sie Erst testen aus, bevor Sie speichern.
4. Nutzen Sie Wartet auf Antwort als tägliche Arbeitswarteschlange. Taggen Sie, was sich wiederholt, und weisen Sie zu, was einen Menschen braucht.
5. Öffnen Sie nach einer Woche die Statistiken und lesen Sie die mittlere Wartezeit bis zur ersten Antwort. Entscheiden Sie dann, was Sie als Nächstes automatisieren.

Häufige Fragen

Kann ich Instagram, Facebook und Threads von einem Ort aus beantworten?

Ja. Kommentare und DMs aller drei kommen in derselben Liste an, markiert als DM oder Kommentar, mit Plattform-Tabs, um jeweils eine anzusehen. Threads hat keine DMs, bringt also nur Antworten.

Enthält der Posteingang WhatsApp oder TikTok?

Nein. WhatsApp wird nicht unterstützt. TikTok dient nur dazu, Videobeiträge zu planen, es gibt also keine TikTok-Nachrichten oder -Kommentare im Posteingang.

Zählen Antworten, die ich von Hand schreibe, auf meinen Tarif?

Nein. Nur automatisierte Antworten von Automatisierungen und KI zählen auf die Unterhaltungs- und KI-Kontingente. Im Posteingang geschriebene Antworten werden nie gezählt oder blockiert.

Wie viele Personen können den Posteingang nutzen?

Das hängt vom Tarif ab: Sie plus 1 Nutzer bei Starter, 10 bei Growth, 20 bei Pro und 30 bei Premium. Der Inhaber wird nicht mitgezählt.

Berechnet VivaDialog nach Kontakten?

Nein. Es berechnet einen festen Monatspreis pro Workspace, und die Kontingente der Tarife zählen Unterhaltungen mit automatischer Antwort und KI-Antworten. Die Preisseite nennt jede Zahl.

VivaDialog befindet sich derzeit im Early Access, und Teilnehmer erhalten den Tarif Growth 30 Tage lang kostenlos. Einzelheiten stehen auf der Preisseite.